Redaktor techniczny – czy pojawia się nowy zawód?

Zaglądając do encyklopedii nie znajdziemy satysfakcjonującego wyjaśnienia kim jest redaktor techniczny. W naszych pędzących czasach hasło to dotyczy wielu zagadnień, zmieniających na dodatek znaczenie szybciej, niż pojawiają się kolejne wersje telefonów komórkowych...

Współczesny świat jest naszpikowany bardziej lub mniej skomplikowanymi produktami, przeznaczonymi zarówno dla zwykłych ludzi, jak i dla specjalistów czy wielkiego przemysłu. Każdy z nich opisano, do każdego dołączono instrukcję obsługi, kartę gwarancyjną albo może tylko etykietę albo całe kontenery skomplikowanej dokumentacji.

Do każdego produktu dołącza się „słowo pisane" w postaci dokumentacji. Ale kto ją pisze? Kto odpowiada za jej zawartość? Czym się kierują autorzy w doborze treści? Czy podlega to jakimś uregulowaniom? I czy to w ogóle jest ważne?

Odpowiedź na to pytanie jest początkowo mało przekonująca, ale tak, to jest bardzo ważne. Zgodnie z obowiązującym prawem (zarówno polskim jak i unijnym) na produkt składa się tak wyrób jak i należąca do niego dokumentacja. Taki stan prawny wiąże się z różnymi konsekwencjami, z których chyba najważniejszą jest fakt, że wady dokumentacji stanowią uzasadniony powód reklamacji, a szkody wynikłe z błędów w dokumentacji stanowią podstawę do roszczeń wobec producenta. W zależności od tego, z jak zaawansowanym i drogim produktem mamy do czynienia, konsekwencje mogą przybierać najróżniejszą skalę.

Z tym, że wprowadzając produkt do obrotu musimy do niego dołączać dokumentację, wszyscy się już dawno pogodzili, ale tylko nieliczni uświadomiają sobie znaczenie tego faktu. Dokumentacja produktowa to nie tylko „zło konieczne", to również bardzo ważne narzędzie marketingowe, mające olbrzymi wpływ na wizerunek marki. To również podstawowy element pozwalający zabezpieczyć się przed reklamacjami czy nawet pozwami.

Skoro prawo narzuca nam już konieczność dokumentowania, to warto z tego – niechcianego – obowiązku wyciągnąć koprzyści. Oczywiście, w tym momencie pojawia się pytanie - ale jak?

Innym problemem związanym z dokumentacją jest: a kto ma to pisać? „Przecież to musi robić Pan Andrzej, bo on odpowiada za konstrukcję tej pompy! Przecież, żeby napisać instrukcję obsługi pompy, trzeba rozumieć jej konstrukcję!". To najczęściej przytaczane argumenty. Jedno warto przy tym zauważyć – mówiąc „przecież", przyznajemy po cichu, że mamy z tym „niechcianym dzieckiem" problem.

Odpowiedzią na wszystkie te pytania jest redaktor techniczny, czyli osoba której kwalifikacje pozwalają na rozwiązanie różnych, a do tego bardzo interdyscyplinarnych aspektów tworzenia dokumentacji produktowej.Osoby te powinny potrafić rozeznać się w zagadnieniach prawnych (zwłaszcza kiedy trzeba zająć się specyficznymi wymogami danego produktu), dobrać odpowiednie medium, znać możliwości związane z kwestiami projektowymi, oprogramowaniem, różnymi dostępnymi systemami autoringowymi. Redaktorzy techniczni muszą posiadać wystarczającą wiedzę o produkcie, umieć zorganizować pracę nad całym projektem, uwzględnić przy tym takie czynniki jak np. potrzebę późniejszego tłumaczenia czy lokalizacji, itd., a przede wszystkim... powinni potrafić pisać!

Język dokumentacji produktowej jest zupełnie odrębnym i niezwykle istotnym problemem. Rządzi się trochę innymi regułami niż standardowe słowo pisane. Regułami z którymi warto się zapoznać, bo bardzo upraszczają dalszą pracę. Warto na przykład wiedzieć, na co zwracać uwagę opracowując moduły tekstowe, aby dawały się wykorzystywać w wielu dokumentach. Stanowi to istotę w przygotowywaniu tekstów, które później mają być tłumaczone – unika się potencjalnych błędów i nieścisłości, obniżając przy tym koszty do minimum.

Koszty to oczywiście jeden z najważniejszych i rozstrzygających punktów. Po co robić to wszystko, przecież sprzedajemy nasze produkty i nie musimy zasadniczo nic zmieniać?

Warto, warto chociażby po to, aby usystematyzować proces, zaprowadzić porządek i stworzyć niewielkim nakładem poważną wartość dodaną dającą z czasem znaczące oszczędności. Warto, aby wyciągnąć korzyści w przyszłości.

Z tymi oszczędnościami na początku jest problem. Pytając dzisiaj o koszt dokumentacji produktowej powstającej w firmach nie otrzymuję praktycznie nigdy konkretnych odpowiedzi. Właściwie nikt nie jest w stanie określić kto i co po kolei robi oraz ile to ostatecznie kosztuje. Z takiej perspektywy oczywiście trudno mówić o konkretnych oszczędnościach, kiedy proponuje się zmiany oznaczające np. przekwalifikowanie pracownika albo zatrudnienie nowego i jego szkolenie... Jednak warto się zastanowić, czy tracenie czasu wysoko opłacanych specjalistów – inżynierów czy programistów – na pisanie instrukcji nie jest marnotrawstwem? Czy nie powinni oni zajmować się tworzeniem nowych produktów i przyczynianiem się w ten sposób do rozwoju firmy?

To już czas zastanowić się nad zrobieniem odważnego kroku do przodu i wyodrębnieniem w strukturze firmy stanowiska dla osoby zajmującej się komunikacją techniczną! Otwarto już zapisy na pierwsze w Polsce studia podyplomowe dla redaktorów technicznych (WSKiZ Poznań) – warto spróbować.

Agata Woźniak