Wewnętrzna redakcja techniczna

Zło konieczne czy strategia marketingowa i dystrybucyjna?

Coraz więcej przedsiębiorstw uważa z różnych powodów, że są zobowiązane do samodzielnego sporządzania dokumentacji technicznych we własnych działach redakcyjnych.  Nierzadko są one „wrośnięte” w przedsiębiorstwo i tworzą je ludzie o różnym przygotowaniu zawodowym. Firma Fourpeople GmbH, jako wykonawca dokumentacji technicznej i dostawca szkoleń, dostrzegła potrzebę czasu i jako pierwsza rozwinęła ustrukturyzowany program szkoleń, chcąc pomóc redakcjom wewnątrzefirmowym.

Znacie to uczucie, kiedy godzinami siedzi się nad niezapisaną kartką papieru chcąc coś napisać i... nic...?
Widok ten dla wielu redaktorów technicznych stał się w międzyczasie gorzką rzeczywistością. Wielu ludzi o różnym przygotowaniu zawodowym nie radzi sobie w dżungli nowego ustawodawstwa, wymogu pogodzenia efektywnego przygotowywania dokumentacji i specyficznych życzeń klientów, pełnej zgodności i wielojęzyczności. Poza tym, w aktualnej sytuacji ekonomicznej zarządy spółek największą wagę przykładają do obrotów i minimalizowania kosztów. Dokumentacja produktowa jest coraz częściej traktowana jako konieczność, generujące tylko dodatkowe koszty. Promyk nadziei dały systemy redakcyjne ze zintegrowanymi narzędziami do zarządzania tłumaczeniami. Z reguły jednak wywołują one jeszcze większy chaos. Wina nie leży po stronie oprogramowania. Po prostu redaktorzy, którzy mieliby nadal realizować te zadania przegapili „swoją kolejkę” i zostali w tyle. Wielu kierowników ma ten sam problem. Zainwestowano ogromne kwoty, aby zoptymalizować proces tworzenia dokumentacji, ale nie osiągnięto zamierzonego celu. Jak można przypuszczać, wymarzony „ideał sięgnął bruku”.

Sytuacja ta spowodowała, że Fourpeople GmbH z Lindau postanowiła stworzyć nowe założenia. Za pomocą ustrukturyzowanego programu szkoleń rozwinęła nowy proces zwany z angielskiego „enabling” (pl: przystosowywanie). Pozwala on ludziom o różnym przygotowaniu zawodowym uzyskać odpowiednie kompetencje redakcyjne, umożliwiając tym samym skuteczne wykorzystanie ich w ramach firmy macierzystej. Podstawą jest tu faza analizy prowadzona na miejscu, u klienta, podczas której określa się precyzyjnie wraz z uczestnikami słabe punkty oraz specyfikę przyszłych szkoleń. Korzyści są oczywiste. Żaden
redaktor nie będzie już musiał wyszukiwać sobie „właściwych” szkoleń, próbując następnie dokonać rzeczy niemożliwych usiłując przełożyć „nową” wiedzę na sytuację „w domu”. Najpóźniej w tym momencie należy położyć kres nieefektywnym inwestycjom.

Zgodnie z pomysłem Mass-Customizing, firma Fourpeople GmbH opracowuje szkolenie dopasowane specjalnie do indywidualnych potrzeb. Pozwala to redakcjom wewnątrzfirmowym wyjść naprzeciw nowym wymaganiom, uwzględniając efektywność i jakość procesów. Korzyść klienta ma najwyższy priorytet.

José Vidal Delgado Neira jest wspólnikiem zarządzającym firmy Fourpeople GmbH, wykonawcy pełnego zakresu czynności związanych z dokumentacją techniczną, szkoleniami i dokumentacją szkoleniową.